دراسة حالة تطبيق سيفيت BUILD Civit BUILD – الحكمة

التنظيم

الحكمة

الصناعة

تطوير البنية التحتية والتعاقدات

خدمات البناء والتشييد

المشاركة في تخطيط وتصميم وإنشاء وصيانة الأصول الحكومية في مجال البيئة المبنية وتطوير البنية التحتية

معلومات العميل

شركة الحكمة هي شركة تطوير ومقاولات للبنية التحتية ولها مكاتب في دبي والشارقة وأبوظبي. وهي شركة رائدة في بناء المستودعات وتنفذ مشاريع تسليم المفتاح لبناء المستودعات لصالح هيئة المنطقة الحرة لجبل علي جافزا ومكتب المهندسين بدبي والشركات المماثلة وتنقسم الشركة إلى أقسام مثل مكتب المناقصات ومكتب متابعة المشاريع (تقدير التكاليف والتعاقد من الباطن والتخطيط) والمكتب الهندسي والمشتريات والتخزين والمالية والإدارة. وكانت الشركة قد طورت بالفعل مجموعة من إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) التي تتضمن بعضاً من أفضل الممارسات العالمية.

الوحدات المنفذة

يتم تنفيذ الوحدات التالية: إدارة عطاءات المناقصات، وتقدير تكاليف المشاريع، وجدولة المشاريع، ومراقبة ومراقبة المشاريع، وإدارة المقاولين من الباطن، وفواتير العملاء، والمشتريات، والمخزون، والمحاسبة المالية، وكشوف المرتبات

الهدف

كانت الحكمة قد طورت بالفعل مجموعة من إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) التي تتضمن بعضاً من أفضل الممارسات العالمية. كان الهدف هو تمكين هذه العمليات من خلال تطبيق مناسب لتخطيط موارد المؤسسات ودمج جميع وظائفه. تم تقييم العديد من الحلول ولكن تم اختيار Civit BUILD بسبب بنيته القوية وتكامل وحداته المحكمة، خاصةً تلك المتعلقة بالعمليات الهندسية.
وصف المشروع: Civit BUILD – تم تنفيذ حل تخطيط موارد المؤسسات الإنشائية في المكتب الرئيسي وسيتم الوصول إليه من قبل مكتب الشركة وجميع مواقع المشاريع والساحات والمستودعات المركزية. يمكن للمستخدمين الوصول إلى النظام عبر الإنترنت باستخدام اتصال VPN.

المشكلة والتحديات

كانت هناك صعوبات في تحليل المعدل الهندسي الرئيسي والموارد الرئيسي. واجه مدير تحليل الأسعار صعوبات بسبب اتباع مكتب متابعة المشاريع وقسم المناقصات ممارسات مختلفة مما أدى إلى اختلافات بين التكاليف المقدرة والفعلية. وقد أدى ذلك إلى إعادة هندسة عملية التقدير، بحيث طورت الشركة من خلال التحليل الدقيق للبيانات الخاصة بالمشروع معايير تحليل الأسعار الخاصة بها، مما جعل نفس النقطة المرجعية المشتركة لجميع الأقسام المعنية. كما تمت إعادة تنظيم بيانات قائمة الأصناف قبل بدء إنتاج وحدة المشتريات والتخزين.

أصبحت عملية التحقق من صحة أوامر الشراء من قبل قسم الشؤون المالية أسهل، حيث لم يكن بإمكانهم الرجوع بسهولة إلى أوامر الشراء الأخيرة لنفس الصنف بين الموردين، وبالتالي القضاء على أي ذاتية في عملية الموافقات. قدمت Civit BUILD عرضًا عبر الإنترنت لأوامر الشراء قبل الموافقة عليها. وقد قلل ذلك بشكل كبير من فرص حدوث أخطاء بسبب السهو أو الارتكاب.

ونظرًا للتكامل المحكم بين إيصالات المواد في الموقع/المستودع المركزي والتحديث الفوري في النظام، يمكن التحقق بسهولة من فواتير الموردين مقابل الإيصالات الواردة والمصادقة على المدفوعات وفقًا لذلك، وبالتالي تقليل الوقت المستغرق من أكثر من 20 يومًا إلى أقل من 3 أيام بصرف النظر عن تجنب وضع المستندات في غير محلها.

قبل تنفيذ حزمة Civit BUILD، كانت هناك عدة حالات من المواد غير المحسوبة التي تم التخلص منها بسبب التكامل المحكم بين وحدتي المشتريات والمخزون وهو نظام العمليات الذي فرضته الحزمة. لتحديد ربحية موقع معين، من الأهمية بمكان أن يكون لديك معرفة كاملة ومراقبة كاملة للنفقات المتكبدة على المواد والآلات والمواد الاستهلاكية. قبل Civit BUILD، لم تكن هناك عملية مبسطة وكانت تتم على أساس مخصص. مع إدخال نظام Civit BUILD، تم إنشاء عمليات طلب/إصدار المواد في الموقع ونقل المخزون مما أدى إلى تحسين التحكم في المواد واستخدامها في الموقع. كانت التأخيرات في الموافقة على طلبات الشراء شائعة بسبب غياب الموقعين. وقد تم الاستغناء عن ذلك بإدخال التوقيعات الإلكترونية التي يتيحها النظام، والتي تم التحقق من صحتها لاحقًا من قبل سلطة الموافقة. من خلال وضع البنود والمعدلات القياسية في قوالب في مرحلة المناقصة، تم تبسيط عملية الوصول إلى فاتورة الكميات وفاتورة البنود بشكل كبير. كما تم فرض اكتمال فاتورة المواد بعد تطبيق Civit BUILD. مكّن حساب الراتب الشهري حسب الموقع الإدارة من اكتشاف التجاوزات في التكاليف بسبب المدفوعات غير المنتجة. وقد أدى ذلك وحده إلى توفير 18000 دولار أمريكي شهرياً على قوة عاملة لا يتجاوز عددها 800 شخص.